Vad bör sparas?

Allmänt sett bör sådana handlingar som företaget självt producerat och som är specifika för dess verksamhet sparas, t ex protokoll, bokslut, foton, egenproducerade trycksaker och produktprover. Helst ska originalet bevaras, men kopior sparas om originalen förkommit eller om det finns ändringar eller anteckningar av betydelse på en kopia. Även kopior av egna utgående skrivelser bevaras.

Idag produceras och sparas det mesta digitalt och det är lätt att tänka att ”allt finns i molnet”. Men, så länge organisationen inte har en långsiktig plan för bevarande i digital form, så måste fortfarande de handlingar som ska bevaras för eftervärlden tas ut på papper. Det finns många leverantörer på marknaden som erbjuder olika lösningar för digital/elektronisk arkivering, men ett fungerande ”e-arkiv” kräver alltid en viss nivå av underhåll och support, och är därmed ofta mer resurskrävande än ett traditionellt pappersbevarande. Ett uttag på papper innebär givetvis att man tvingas begränsa sitt arkiv till det som är allra viktigast, men när urvalet väl är gjort kan papper sedan bevaras i många hundra år med minimalt underhåll.

Utöver själva dokumenten som sparas så finns det viss metadata – information om informationen – som alltid är bra att ha med. Det är t.ex. viktigt att alltid datera handlingar som ska arkiveras. När det gäller fotografier är det även viktigt att få med information om vad bilden föreställer, namn på personer och platser, också gärna fotografens namn.

Hur bör det sparas?

För att arkivhandlingar ska ha optimal livslängd bör man tänka på att i möjligaste mån använda arkivbeständigt material, t.ex. papper, pennor och toner i skrivare och kopiatorer. Vid arkivläggning är det viktigt att alla plastfickor, plastregister, gem, tejp, post-it lappar och annat tas bort. Sådant material förstörs med tiden och kan i värsta fall skada kringliggande pappershandlingar. Arkivet bör sedan förvaras i lokaler som skyddar handlingar och föremål mot brand, fukt, skadedjur, mögel och andra angrepp. Läs mer under rubriken Bevarande.

Vad kan/bör finnas i ett företagsarkiv? 

Protokoll – protokollen är nyckeln till företagets verksamhet. Det är viktigt att protokoll från alla möten sparas. Det är där vi ser vilka beslut som fattats.

Bilagor till protokollen – material som fungerat som beslutsunderlag.

Utgående handlingar – årsberättelser, rapporter, brev, skrivelser m.m.

Diarier – uppgifter över inkomman och utgående handlingar i kronologisk ordning.

Register och liggare – personalregister, kundregister, orderliggare, produktionsliggare, inventarieförteckningar m.m.

Inkomna handlingar – brev, skrivelser, offerter, forsknings- och reserapporter. Man sparar inte inkommande handlingar som inte är relevant för företaget som t.ex. reklam.

Handlingar ordnade efter ämne – här kan många olika handlingar arkiveras, det beror mycket på hur företaget ser ut och vilka sorters handlingar man producerar i sin kärnverksamhet. Det kan vara stiftelsehandlingar, bolagsordning, aktieböcker, avtal och kontrakt, patent-, fastighets- och projekthandlingar samt personalhandlingar. Det är också viktigt att spara manualer för t.ex. dataprogram (systemdokumentation) m.m.

Räkenskaper – bokföringslagen anger hur länge räkenskaper ska sparas innan de får gallras. Vissa handlingar bör dock bevaras, bl.a. bokslut, budgethandlingar, årsböcker, huvud-, avräknings- och kassaböcker samt reskontra. Verifikationer, som fakturor, räkningar och kvitton, behöver normalt sett inte sparas utöver lagstadgad tid.

Statistik – egenproducerad statistik.

Ritningar och kartor – sådant som hör till företagets verksamhet.

Fotografier och filmer – allt som har sitt ursprung i eller på annat sätt anknyter till den egna verksamheten bevaras. Det är viktigt att materialet identifieras och dateras.

Trycksaker och pressklipp – produktinformation, reklambroschyrer, prislistor, personaltidningar, affischer, tidningsurklipp som rör förtagets verksamhet. Detta är ett material som är av stort intresse för forskning inom många områden.

Ljudupptagningar – bandinspelningar från t ex ett möte eller intervjuer. Glöm ej att dokumentera vem eller vilka som pratar och när.

Föremål – varu- och produktprover m.m.